In diesem Artikel:

 

Einführung

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie auf eine Einladung zu einem Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb, die Sie per E-Mail erhalten haben, reagieren. Damit Sie erfolgreich an einer Beschränkten Ausschreibung bzw. an einem Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb teilnehmen können.

Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb können ebenso wie öffentliche Verfahren über die B_I eVergabe durchgeführt werden. Diese Verfahren sind jedoch nur für beteiligte Bieter einsehbar. 

Wie im klassischen Vergabeverfahren auch, ist der Auftraggeber "Herr des Verfahrens" und für die E-Mail, Formalien, Fristen, Dateien und Inhalte verantwortlich. Fragen Sie den Auftraggeber bitte direkt bei Unklarheiten zum Verfahren nach dem Login über den Menüpunkt "Mitteilungen"

Wenn ein Auftraggeber Sie über unser System per E-Mail zu einem Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb einlädt "Einladung zur Teilnahme am Verfahren des Auftraggebers...", möchte der Auftraggeber, dass Sie (und wenige weitere Firmen) sich an diesem beschränktem Verfahren beteiligen.

  • Hatten Sie bereits zuvor einmal einen eigenen Auftragnehmer-Account bei uns bestellt und liegen Ihnen Nutzerdaten vor, loggen Sie sich einfach ein - siehe Absatz "Login mit vorhandenen Nutzerdaten".
  • Haben Sie noch keinen Zugang bei uns bestellt und Ihnen liegen keine Nutzerdaten vor, bestellen Sie einfach einen neuen, kostenfreien Zugang - siehe Absatz "Es liegen keine Nutzerdaten vor - die erstmalige Einladung zur Teilnahme".

 

Login mit vorhandenen Nutzerdaten

Sie sind zu einer Teilnahme an einem bestimmten Verfahren eingeladen worden bzw. hatten hierzu eine E-Mail über das System erhalten?

Die Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb dieses Auftraggebers können nun mit Ihrem gewohnten Auftragnehmer-Account (Benutzername bzw. Nutzerkennung + persönliches Passwort) aufgerufen werden.

Wenn Ihnen Benutzername (Nutzerkennung) und persönliches Passwort vorliegen, loggen Sie sich auf https://www.bi-medien.de/beschraenkte-ausschreibungen oder einfach auf www.bi-medien.de (Login Auftragnehmer) ein.

Kopieren Sie den, bei der Bestellung zugeteilten Benutzernamen (Nutzerkennung) am besten aus der E-Mail in das entsprechende Login-Feld, um Schreibfehler zu vermeiden!

 

Für die Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb wurden früher extra Nutzerdaten über das System von jeder Vergabestelle zugeteilt. Diese Nutzerdaten sind nicht mehr gültig. Sie benötigen einen Zugang, bei dem Sie sich selbst registriert und das Passwort ausgesucht haben.

Folgende Warnung erscheint bei der Nutzung dieser veralteten Nutzerdaten:

1. Registrieren Sie sich für eines unserer Produkte (sollten Sie dies noch nicht getan haben) z.B. den kostenfreien Zugang B_I bieterassistent light. Nach der Bestellung erhalten Sie eine E-Mail mit einem neuen Benutzernamen und legen ein persönliches Passwort fest.

Sie können diesen neuen Zugang mit Ihrem alten Zugang zu Vergaben ohne Teilnahmewettbewerb verknüpfen, wenn Sie sich noch ein letztes Mal auf die oben gezeigte Seite begeben (erscheint nach dem Login mit den alten, speziellen Nutzerdaten) und bei "Login mit Ihrem eigenen Auftragnehmer-Account" nun die neuen Nutzerdaten eingeben - siehe auch 2..

2. Oder - wenn dieser Zugang bereits vorliegt, geben Sie bei "Login mit ihrem eigenen Auftragnehmer-Account" die Nutzerdaten ein (Benutzername + persönliches Passwort) für diesen Zugang. Verknüpfen Sie so die beiden Zugänge und loggen Sie sich mit Ihrem eigenen Auftragnehmer-Account ein. Sie erhalten nach der Verknüpfung des alten (beschränkten) Zugangs mit dem eigenem Auftragnehmer-Account eine Bestätigung und können Ihre alten Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb auch noch einsehen.

Nach der Verknüpfung können Sie die veralteten Nutzerdaten für die Vergaben ohne Teilnahmewettbewerb löschen, sie sind nicht mehr gültig.

 

Meldung nach erfolgter Verknüpfung und Login mit veralteten Daten: Es gab schon früher die Möglichkeit, diese speziellen Nutzerdaten mit einem selbst bestellten, eigenen Auftragnehmer-Account zu verknüpfen, um nur noch einen Zugang für alle Verfahren nehmen zu müssen. Wenn Sie Ihren Zugang schon verknüpft haben und die Logindaten noch einmal verwenden, erscheint eine entsprechende Meldung: 

In diesem Fall vernichten Sie bitte die gerade verwendeten Nutzerdaten, diese sind nicht mehr gültig und sehen Sie in Ihren Unterlagen nach, ob Ihnen noch weitere Nutzerdaten vorliegen. 

 

Sprechen Sie uns bei Fragen einfach an, telefonisch unter 0431/5359277 oder per E-Mail unter servic@bi-medien.de). Wir prüfen, ob Sie bereits einen entsprechenden Zugang haben.

 

Jedes neue Verfahren kann ganz einfach über die Einladungs-E-Mail in Ihren Zugang eingefügt werden per Klick auf den Link und anschließendem Login (oder andersherum):

Sie können den Einladungscode aus der E-Mail auch kopieren, sich einloggen und das Verfahren im Bereich Meine Vergaben über das Suchfenster "Vergabe finden" aufrufen. Klicken Sie dann einfach nur noch auf + Teilnehmen und fügen Sie das Verfahren zu Ihrer Liste der elektronischen Vergaben hinzu.

 

Sie finden alle Vergaben, zu denen Sie in der letzten Zeit per E-Mail aufgefordert worden sind, auch unten im Bereich Meine Vergaben bei Meine Einladungen zu Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb:

 

Es liegen keine Nutzerdaten vor - die erstmalige Einladung zur Teilnahme

Haben Sie eine E-Mail zur Teilnahme an dem Verfahren eines bestimmten Auftraggebers erhalten:

Registrieren Sie sich bitte als neuer Kunde, wenn Sie noch keinen eigenen Auftragnehmer-Account haben und bestellen Sie einfach einen neuen Zugang! Dies tun Sie in der E-Mail bei Sie sind noch kein Kunde? über den enthaltenen Link https://www.bi-medien.de/beschraenkte-ausschreibungen, der Sie zur Registrierung führt. Sie können auf der Seite das kostenfreie Produkt B_I bieterassistent light wählen:

Klicken Sie auf "Registrieren", füllen Sie das Bestellformular aus und klicken Sie am Ende des Formulars auf "Registrieren". Sie erhalten nach Absenden des Formulars eine Bestellbestätigung per E-Mail (achten Sie auch auf Ihren Spam-Ordner). In dieser E-Mail "Setzen Ihres Passwortes" müssen Sie über Klick auf den Link eine Sicherheitsfrage und ein persönliches Passwort festlegen.

Anschließend erhalten Sie die E-Mail "Ihr Benutzername lautet". In dieser E-Mail finden Sie Ihren Benutzernamen, dieser ist vorgegeben und feststehend. Damit haben Sie nun alle Nutzerdaten vorliegen 

Mit diesen Nutzerdaten loggen Sie sich nun ein und klicken auf den Link in der Einladungs-E-Mail, um das Verfahren nach dem Login einsehen zu können.

Alternativ kopieren Sie den Einladungscode aus der E-Mail und loggen sich ein. Suchen Sie das Verfahren im Bereich Meine Vergaben über das Suchfenster Vergabe finden und rufen Sie das Verfahren auf:

Für die Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb wurden früher extra Nutzerdaten über das System von der Vergabestelle zugeteilt. Wir hatten dazu aufgefordert, diese mit einem selbst bestelltem Zugang zu verknüpfen, da diese Nutzerdaten nicht mehr länger gültig sind. Sie benötigen nun immer einen Zugang, bei dem Sie sich selbst registriert und das Passwort ausgesucht haben, wie zuvor beschrieben.

Wenn Sie den alten Zugang zu Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb bereits verknüpft hatten und diese alten Zugangsdaten fälschlicherweise noch einmal nehmen, erscheint folgende Meldung:

Schauen Sie in diesem Fall nach, ob Ihnen noch weitere Zugangsdaten vorliegen (Benutzername + persönliches Passwort), nutzen Sie diese und löschen Sie die gerade verwendeten und nicht mehr gültigen Nutzerdaten.

Sprechen Sie uns bei Fragen einfach an, telefonisch unter 0431/5359277  oder per E-Mail unter servic@bi-medien.de). Wir prüfen, ob Sie bereits einen entsprechenden Zugang haben.

 

Vergabe finden bzw. öffnen

Sie haben eine Einladung zur Teilnahme am Verfahren eines bestimmten Auftraggebers erhalten? Bewahren Sie diese wichtige E-Mail für die weitere Verwendung bitte auf!

Klicken Sie bitte auf den 1. Link zum Verfahren und rufen Sie das Verfahren nach dem Login auf!

Alternativ können Sie, um das Verfahren aufrufen zu können, den in der Einladungs-E-Mail enthaltenen Einladungscode kopieren, sich einloggen und im Bereich "Meine Vergaben" links oben über "Vergabe finden" das Verfahren aufrufen:

 

Nach Finden der Vergabe werden Ihnen verschiedene Möglichkeiten angeboten: 

  • Wenn Sie Interesse an der Teilnahme haben, klicken Sie auf + Teilnehmen. 
  • Sind Sie noch unsicher, ob Sie teilnehmen möchten, klicken Sie auf x Abbrechen.
  • Haben Sie kein Interesse an einer Teilnahme, klicken Sie auf Nicht Teilnehmen.

Natürlich ist eine spätere Beurteilung, Zusage oder Absage bzw. Löschung des Verfahrens jederzeit vor Angebotsende noch möglich.

 

Wenn Sie auf + Teilnehmen geklickt und Ihre Teilnahme bekundet haben, erscheint das Verfahren in Ihrer Liste bei "Meine Vergaben":

Sie öffnen die Vergabe in Ihrer Liste über den Stift-Button ganz rechts!

 

Haben Sie die Teilnahme bekundet, sich um entschieden und möchten das Verfahren löschen, so klicken Sie in der Liste Ihrer Vergaben auf den Lösch-Button.

Möchten Sie doch teilnehmen, benötigen Sie den Einladungscode aus Ihrer Einladungs-E-Mail und können das Verfahren so wieder finden und reaktivieren durch Eingabe des Einladungscodes bei "Vergabe finden" und es in Ihre Liste einfügen.

 

Meine Einladungen zu Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb

Im unteren Bereich sehen Sie bei Meine Einladungen zu Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb neuerdings ebenfalls all Ihre Einladungen zu solchen Verfahren: 

Sie können im Bereich Meine Einladungen zu Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb eine Übersicht all Ihrer Einladungen sehen, diese filtern und sich entscheiden, wie weiter zu verfahren ist.

  • Voreingestellt ist unentschieden (noch offene Einladungen, nach erstmaligem Aufrufen des Verfahrens und Klick auf "Abbrechen"). Hier sehen Sie alle Einladungen, zu denen Sie noch eine Entscheidung treffen sollten.
  • Nach Klick auf akzeptiert werden die Einladungen angezeigt, bei denen Sie auf "Teilnehmen" geklickt hatten.
  • Nach Wahl abgelehnt sehen Sie, bei welchen Verfahren Sie auf "Nicht Teilnehmen" geklickt haben.

Bei unentschieden werden Ihnen die Einladungen angezeigt, bei denen Sie noch eine Wahl treffen sollten, damit der Auftraggeber Bescheid weiß. Sehen Sie sich über das Auge-Symbol die Details an und klicken Sie auf "Teilnehmen" oder "Nicht Teilnehmen", wenn Sie sich entscheiden haben:

Wenn Sie auf "+ Teilnehmen" geklickt haben, wird das Verfahren oben in Ihre Liste der Vergaben eingetragen und Ihre Einladung rutscht in den Bereich "akzeptiert".

Haben Sie auf "Nicht Teilnehmen" geklickt oder in der vorherigen Ansicht (Liste der unentschiedenen Einladungen) auf das Lösch-Symbol, wird Ihre Einladung in den Bereich "abgelehnt" geschoben. Möchten Sie sogar die Einladung zu diesem Verfahren löschen, sehen Sie sich diese bei "abgelehnt" an und klicken auf den Lösch-Button. Nun wird die Einladung aus diesem Bereich komplett entfernt. Nur über den Einladungscode im Suchfenster "Vergabe finden" kann dieses Verfahren noch aufgerufen werden.

 

Nächste Schritte: