In diesem Artikel:

 

 

Einführung und Übersicht

Über den Menüpunkt  Meine Vergaben sehen Sie alle Verfahren, an denen Sie aktuell elektronisch teilnehmen oder teilgenommen haben. Mit Ihrem Zugang bei B_I MEDIEN können Sie an allen Verfahrensarten teilnehmen: EU-weiten Vergaben (Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte), nationalen Vergabeverfahren (Verfahren unterhalb der Schwellenwerte) und an Verfahren unterhalb der Wertgrenzen (je nach Bundesland unterschiedlich): hierzu gehören Verfahren ohne Teilnahmewettbewerbe (beschränkte Verfahren).

Sie können alle Verfahren aufrufen und in Ihre Liste einfügen, bei denen Downloads von Vergabeunterlagen und elektronische  Angebotsabgaben bzw. Abgaben von Bewerbungen durchgeführt werden.

 

Vergabe suchen

Möchten Sie an einem Verfahren z.B. einer Öffentlichen Ausschreibung teilnehmen, suchen Sie diese mittels Eingabe des B_I identcodes z.B. D440950081:

 

Wenn die Vergabe gefunden wurde, können Sie Ihre Teilnahme bestätigen und auf den Button + Teilnehmen klicken. Hier ist auch die Eingabe von persönlichen Bemerkungen über Eigene Bezeichnung möglich z.B. "Wichtig!":

 

Liste der elektronischen Vergaben

Nun erscheint die Vergabe in der Übersicht. Sie können über das Suchfenster weitere Verfahren über den B_I identcode (bzw. Einladungscode bei Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb) hinzufügen. Sie können auch bestimmte Vergaben herausfiltern, indem Sie Angaben aus dieser Liste suchen, z.B. ein Wort aus dem Titel oder alle Verfahren, bei denen "Angebotsende" steht. 

Bitte beachten Sie, dass sich die Verfahren über mehrere Seiten verteilen können und klicken Sie ansonsten auf die nächste Seite.

 

Besonderheit: Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb

Bei Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb (z.B. Beschränkte Ausschreibung) geben Sie den, über das System per E-Mail erhaltenen Einladungscode ein, z.B. 3WUV-HD5S-2WMY-PJ4C-77IQ.

Im unteren Bereich sieht man, ob noch offene Einladungen zu Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb (beschränkten Verfahren) vorliegen, zu denen noch keine Entscheidung zur Teilnahme erfolgt ist (unentschiedene Einladungen):

 

Setzt man den Punkt auf akzeptiert, werden alle beschränkten Verfahren, an denen man teilnehmen möchte, angezeigt - ebenso die abgelehnten Einladungen nach Klick auf diesen Punkt:

 

Die Teilnahme bzw. das Verfahren kann bei Wunsch aus der Liste gelöscht werden mittels Klick auf den Lösch-Button. Für die Anzeige der Details kann das Auge-Symbol angeklickt werden:

 

Sortierung der Liste

Wünschen Sie die Liste zu sortieren, so ist dies über den rechten Pfeil und die Sortierung möglich:

 

Klicken Sie auf den rechten Pfeil, erscheinen die Sortierungsmöglichkeiten und Sie können z.B. nach der Vergabenummer oder dem Abgabedatum sortieren:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gut zu wissen: Änderungen am Verfahren und Bieterfragen können Sie in der Liste anhand eines dort erscheinenden Warndreiecks sehen und diese über die Detailansicht der Vergabe im Bereich Mitteilungen einsehen:

 

Eckdaten der Vergabe und Funktionen

In der Liste Meine Vergaben finden Sie die Kurz-Daten wie Titel der Ausschreibung, B_I identcode z.B. D441100087 und in welcher Phase sich die Vergabe gerade befindet, z.B. Angebotsphase:

 

Klicken Sie für weitere Details Ihrer Ausschreibungen bitte ganz links auf

und klappen Sie die weiteren Informationen zur Vergabe auf, wie Auftraggeber, Abgabefrist, Vergabeart und Ausführungszeitraum.

Möchten Sie die Teilnahme an dem Verfahren beenden und die Vergabe aus Ihrer Liste löschen, klicken Sie auf das Lösch-Symbol:

 

 

Um die Vergabe zu öffnen und das Verfahren zu bearbeiten, um z.B. Unterlagen herunterzuladen oder ein Angebot abzugeben, klicken Sie ganz rechts auf den Stift-Button:  

 

Vergabe öffnen / Teilnahme bearbeiten

Nach Klick auf den Stift öffnet sich die Übersicht zur Vergabe. Nun können alle Funktionen der elektronischen Vergabe bzw. alle möglichen Funktionen dieser Vergabe gesehen und genutzt werden z.B. Mitteilungen senden/einsehen, Unterlagen / Nachweise herunterladen oder Angebote abgeben. Die Abgabe eines Teilnahmeantrags (einer Bewerbung) ist hier nicht möglich, wie anhand des ausgegrauten Feldes zu sehen ist:

 

Gibt es eine wichtige Änderung der Vergabe, z.B. wurde eine Frist verschoben, erhalten Sie hier eine entsprechende Meldung:

 

Übersicht zur Vergabe - Detailansicht

Hier sehen Sie alle wichtigen Details zum Verfahren in der Übersicht:

  • Auftraggeber: der Auftraggeber bzw. die ausschreibende Stelle (Vergabestelle oder Planer) und seine Adresse bzw. Kontaktdaten.
  • Zulässige Übermittlung der Angebote (Bewerbungen): z.B. ist es hier möglich, das Angebot elektronisch und schriftlich abzugeben (dies entscheidet der Auftraggeber im Rahmen des geltenden Vergaberechts). Zudem können hier Nebenangebote, jedoch nicht mehrere Hauptangebote abgegeben werden.
  • Zulässige Signaturformen: wie soll das elektronische Angebot abgegeben (signiert) werden, z.B. Textform oder fortgeschrittene elektronische Signatur bzw. elektronisches Siegel. Hier ist nur die Abgabe in Textform vorgesehen, dies ist in der Regel der Fall und bedeutet die ledigliche Eintragung (Vor- und Nachname) der erklärenden Person im Angebotsschreiben. Eine Unterschrift ist hierbei nicht notwendig!
  • Angebote bis: wann spätestens muss das Angebot freigegeben (abgegeben) werden.
  • Bindefrist: Zeitpunkt, bis zu dem der Bieter an sein Angebot gebunden ist. Die Bindefrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist.
  • Ausführung von -bis: wann muss der Auftrag ausgeführt werden.
  • Präquali­fizierung: Ist die Präqualifizierung (PQ) zugelassen? Dies ist die vorgelagerte, auftragsunabhängige Prüfung der Eignungsnachweise durch eine PQ-Stelle.

 

Mitteilungen und Bieterfragen

Wenn Sie als registrierter Kunde Vergabeunterlagen heruntergeladen haben und es Änderungen zum Verfahren oder Antworten auf Bieterfragen gibt, erhalten Sie immer eine E-Mail, die Sie auffordert, sich einzuloggen, um die Neuigkeiten aufzurufen:

Ausgenommen sind Teilnahmewettbewerbe/Verhandlungsverfahren und -vergaben. In dieser Phase des Verfahrens werden noch keine Änderungen verschickt.

Diese E-Mail geht immer an die hinterlegte Firmen-E-Mail-Adresse. Achten Sie bitte nach dem Login in Ihrem Bereich "Einstellungen" und Kundenkonto auf die korrekt hinterlegte E-Mail-Adresse! Haben Sie diese E-Mails nicht bekommen, informieren Sie sich hier über die möglichen Gründe.

Direkt nach dem Login sehen Sie in der Übersicht über ! Wichtige Benachrichtigungen auch alle neuen Mitteilungen, die Sie noch nicht gelesen bzw. erledigt/weggeklickt haben.

Sie können über einen Klick in die Zeile bzw. das Plussymbol + die Nachricht aufklappen und über Weiter im Detail einsehen. Nun werden Sie in den Bereich der Mitteilungen zu diesem Verfahren geleitet. Über das Auge-Symbol kann die Nachricht für den Bereich "Wichtige Benachrichtigungen" ausgeblendet werden. Sie ist jedoch noch über "Mitteilungen" verfügbar:

 

Über Geänderte Bekanntmachungen können alle aufgerufenen und geänderten Bekanntmachungstexte eingesehen werden. Über Angesehene Bekanntmachungen kann noch einmal nachvollzogen werden, welche Bekanntmachungstexte zuletzt aufgerufen worden sind.

Bei Geänderte Vergaben werden alle Verfahren aus Ihrer Liste gezeigt, die Sie in Ihren Bereich der elektronischen Vergaben geladen haben und zu denen Änderungen vorliegen:

Klicken Sie hier in die Zeile mit dem Stift oder rechts auf den Stift-Button, gelangen Sie ebenfalls in den Bereich Mitteilungen. Dort können Sie alle Informationen sehen, die die Vergabestelle zu diesem Verfahren veröffentlicht hat bzw. welche Änderungen vorgenommen worden sind, z.B. alle Änderungen an den Unterlagen oder Antworten auf Bieterfragen und wann diese genau veröffentlicht bzw. mitgeteilt worden sind.

Schon gewusst? Sie können auch nach dem Ende der Angebotsfrist "Mitteilungen senden", z.B. nach Aufforderung an die Vergabestelle Dateien übermitteln oder Fragen stellen bzw. beantworten.

 

Mitteilungen schreiben und mit der Vergabestelle kommunizieren

Die Kommunikation in einem elektronischen Vergabeverfahren soll laut dem Vergaberecht ebenfalls nur noch elektronisch erfolgen. Was eine bessere Dokumentation, mehr Transparenz und Übersichtlichkeit sowie schnellere Antworten auf Fragen zum Verfahren für alle Beteiligten bedeutet.

Möchten Sie eine Bieterfrage stellen, so ist dies im Bereich Mitteilungen über den rechten Button Neue Mitteilung schreiben möglich:

 

Sie können hier Ihr Anliegen für die Vergabestelle formulieren und auch Anhänge hochladen. Geben Sie zunächst einen Betreff an, ohne diesen ist das Senden und Hinzufügen von Anhängen nicht möglich!

Ihre Frage wird an den Auftraggeber übermittelt und auf diesem Wege auch beantwortet:

 

Antworten und neue Informationen einsehen/berücksichtigen

Alle neuen und nicht erledigten Informationen zum Verfahren und Antworten sind mittels Warndreieck  gekennzeichnet und bei den Mitteilungen zu lesen in gefetteter Schrift:

 

Die Details zu einer Mitteilung können Sie mit Klick in die Nachricht bzw. Mitteilung aufrufen. Sie können nun die Information lesen, als PDF-Dokument abspeichern, die Mitteilung Als erledigt markieren oder einfach erst einmal Schließen:

 

Wurde die Mitteilung als erledigt markiert, verschwindet das Warndreieck.

Bitte bedenken Sie! Berücksichtigen Sie für Ihr Angebot alle geänderten Dokumente und wichtigen Hinweise und passen Sie Ihr Angebot stets an den aktuellen Stand des Verfahrens an! Erst nach dieser Prüfung ist es ratsam, die Mitteilung als erledigt zu markieren.

Handelt es sich um eine geänderte Unterlage, weist der Auftraggeber i.d.R. nur darauf hin, dass Sie diese Datei noch einmal neu herunterladen sollen über Unterlagen / Nachweise. Zur Identifikation wird der Name der Datei und die Beschreibung der Unterlage aufgeführt. Nur so erhält der Auftraggeber die Gewissheit und kann dokumentiert werden, dass Sie die aktuellen Dokumente heruntergeladen haben (bei Anhängen nicht nachvollziehbar) und zu den Bietern gehören, die über den aktuellsten Stand der Unterlagen verfügen.

Wechseln Sie für den Download der Datei in den Bereich Unterlagen / Nachweise. Dort laden Sie die genannten neu hinterlegten Dokumente herunter. Sie erhalten bei jeder neuen Änderung an den Dokumenten zusätzlich hier als Hilfe den Hinweis zum Download. Danach klicken Sie bitte auf "Bestätigen" und bestätigen Sie, dass Sie die aktuellen Vergabeunterlagen zur Kenntnis genommen haben:

 

Gut zu wissen: Von der Vergabestelle gelöschte Dokumente werden folgendermaßen dargestellt:

 

Berücksichtigen Sie bis zum Angebotsende stets alle neuen Informationen des Vergabeverfahren, bei dem Sie ein Angebot abgeben möchten bzw. bei dem Sie bereits ein Angebot abgegeben haben.

 

 

Nächste Schritte