Sehr geehrter Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Geduld während unserer letzten Downtime, während der wir Verbesserungen an unserer Anwendung bzgl. der Teilnahme an Vergaben der öffentlichen Hand vorgenommen haben.

Hier möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick über die Änderungen geben:

 

Verbesserte Teilnahme an „Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb“

Sie können nun alle "Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb" in einem öffentlichen Zugang bearbeiten.

Nutzen Sie hierzu einfach Ihren vorhanden B_I bieterassisten oder Ihr Abo zur Auftragsrecherche.

Ab sofort haben Sie folgende Möglichkeiten, sich mit Ihrem öffentlichen Zugang an einem "Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb" zu beteiligen:

Im Bild 1 sehen Sie ein Beispiel für die E-Mail, die Sie nun vom Auftraggeber bekommen werden:

Bild 1: Beispiel für eine Einladung

Sie können nun den Link in der E-Mail, im Bild 1 exemplarisch:
https://auftraege.bi-medien.de/#!/tendering/find/6BLL-XE66-ZR6H-JKLZ-54GA
anklicken. Nach der Eingabe Ihrer Zugangsdaten können Sie direkt die Einladung annehmen und die Teilnahme bestätigen.

Oder Sie geben im Bereich „Meine Vergaben“ den Einladungscode, hier im Beispiel:
6BLL-XE66-ZR6H-JKLZ-54GA
in das Suchfeld ein und schon kann es losgehen.

Um Ihnen bei der Organisation der Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb zu helfen, gibt es nun im Bereich "Meine Vergaben" in Ihrer Liste unten zusätzlich "Meine Einladungen zu beschränkten Verfahren".

Bild 2: Verwaltungsbereich für Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb

Hier finden Sie alle Einladungen, die Sie ab dem Release erhalten. Bei Verfahren, für die Sie vor dem Release zur Angebotsabgabe eingeladen wurden, ist diese Funktionalität nicht verfügbar.

 

Abgabe von Haupt- und Nebenangeboten


Sie können nun bei der Erstellung eines Angebotes festlegen, ob es sich um ein Haupt- oder ein Nebenangebot handelt.

Bild 3: Festlegung der Angebotsart

Ab sofort ist nun die Abgabe mehrerer Haupt- und/oder Nebenangebote möglich.

TIPP:
Achten Sie hierbei aber auf die Zulässigkeit, um keinen Ausschluss zu riskieren.

Bei Freigabe eines Angebots wird nun automatisch ein Protokoll erstellt. Es enthält die Daten zum Auftraggeber, Ihren Firmennamen, die Grunddaten der Vergabe und die abgegebenen Dateien.

Das Protokoll finden Sie in der Liste der abgegebenen Angebote und können es jederzeit herunterladen bzw. ablegen.

Bild 4: Liste der abgegebenen Angebote

Bild 5: Auszug aus dem Protokoll des abgegebenen Angebots

 

Kennzeichnung der Dokumente

Um Sie bei der Abgabe von Teilnahmeanträgen und Angebote zu unterstützen, haben wir die Kennzeichnung der Dokumente verbessert. So können Sie bei der Angebotsabgabe direkt erkennen, welches B_I-Formular Sie mit Hilfe des B_I-Formularmanagers ausfüllen können.

Bild 6: Direkt Ausfüllbare und nicht direkt ausfüllbare Formulare

Während z.B. das Angebotsschreiben als Formular ausgefüllt und abgespeichert werden kann, ist die Aufforderung zur Angebotsabgabe nicht online ausfüllbar. Was an Unterlagen ausgefüllt werden kann, entscheidet der Auftraggeber. Der für die Anlage des Verfahrens, Inhalte, Fristen und Formalien zuständig ist.

 

Übersicht über Ihre Vergaben

Die Übersicht über Ihre Vergaben wurde vollständig neu gestaltet. 

Bild 7: Ansicht "Meine Vergaben"

So haben Sie jetzt die Möglichkeit, eigene Titel für die Vergaben zu vergeben, z.B. von welchem Auftraggeber das Verfahren erstellt wurde. In der Liste werden nur der Verfahrenstitel oder Ihr vergebener Titel, der Status, in dem sich das Verfahren befindet, die Schaltfläche zum Beenden (Löschen) der Teilnahme sowie die Bearbeiten-Schaltfläche angezeigt. Für mehr grundlegenden Informationen öffnen Sie links die Details durch Klick auf das Plus vor dem Titel.

Darüber hinaus wurde eine neue Filter- und Sortierfunktion eingebunden.

Als Vorgabe gilt: Verfahren, bei denen von Ihrer Seite dringend Handlungsbedarf besteht (Ende der Angebotsfrist oder Ende der Teilnahmefrist fast erreicht) stehen ganz oben in der Liste.

Möchten Sie diese Sortierung anpassen finden Sie die Filter- und Sortierfunktion rechts neben der Seitenanzeige für Ihre Verfahren.

Bild 8: Filter- und Sortierfunktion

Sortiert werden kann nach:
- Abgabedatum (Vorgabewert)
- B_I IdentCode
- Eigene Bezeichnung 
- Titel der Vergabe
- Vergabenummer

 

Beenden von Teilnahmen

Mit dem Release wurde eine komplett neue Funktionalität eingebunden. Sie können nun Ihre Teilnahme an Verfahren beenden, z.B. weil Sie nach näherer Ansicht doch nicht interessant ist.

Das Verfahren wird dann nicht länger in der Liste der Verfahren unter "Meine Vergaben" gelistet.

Dem Auftraggeber wird angezeigt, dass Sie die Teilnahme beendet haben. Ab diesem Zeitpunkt erhalten Sie keinerlei Informationen zu diesem Verfahren mehr. 

Beendet werden kann eine Teilnahme nur, wenn noch keine Teilnahmeanträge oder Angebote eingereicht worden sind. Wollen Sie bei einem solchen Verfahren die Teilnahme beenden, ziehen Sie diese zurück. Anschließend können Sie die Teilnahme am Verfahren beenden.

Die Schaltfläche zum Beenden der Teilnahme finden Sie bei jedem Verfahren in der Liste der Verfahren unter "Meine Vergaben".

Bild 9: Schaltfläche zum Beenden der Teilnahme

 

"Wichtige Benachrichtigungen" auf der Übersicht

Der Bereich "Wichtige Benachrichtigungen" auf der Übersicht wurde ebenfalls neu strukturiert. Für jedes Verfahren, für das Mitteilungen vorliegen, wird jetzt genau ein Eintrag erstellt. Sollte es mehrere Mitteilungen geben, wird nur die letzte angezeigt.

Darüber hinaus gibt es jetzt weitere Mitteilungen, die hier angezeigt werden, z.B.:
- Informationen über die Zusage/Absage bei Teilnahmeanträgen
- Einladungen zu Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb

Sind in einem Verfahren verschiedenen Mitteilungen (Änderungsmitteilungen, Informationen zu Zu- oder Absagen, ..) enthalten, wird hinter dem Titel die Anzahl schwarz hinterlegt angezeigt.

Bild 10: Auszug aus "Wichtige Benachrichtigungen" auf der Übersicht

 

Wir haben unser Helpcenter vollständig überarbeitet – lesen Sie hier für weitere Informationen:

https://support.bi-medien.de/help/die-elektronische-vergabe-meine-evergaben 

 

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer nächsten Teilnahme an einer Vergabe!

Ihr Team der B_I MEDIEN GmbH und B_I ausschreibungsdienste