In diesem Artikel:

 

Bitte beachten Sie! Für die reibungslose Abgabe von Angeboten oder Bewerbungen über B_I eVergabe nutzen Sie am besten die Browser Mozilla Firefox oder Google Chrome. Der Internet Explorer wird seit 2015 nicht mehr weiter entwickelt und kann Probleme in der Anwendung verursachen.

    

Im Video: Wie gebe ich das Angebot zu einem elektronischen Verfahren über B_I eVergabe ab?

Für das Erstellen Ihrer Bewerbung bzw. Ihres Angebotes wählen Sie den Menüpunkt Meine Vergaben. Dort gelangen Sie zu allen Verfahren, die elektronisch über B_I eVergabe abgewickelt werden und die Sie zu Ihrer Liste hinzugefügt haben, also zu denen Sie Unterlagen heruntergeladen und Angebote oder Bewerbungen vorbereitet oder abgegeben haben.

Schon gewusst? Der Auftraggeber entscheidet, auf welcher Plattform die Unterlagen zur Verfügung gestellt werden (siehe Bekanntmachung). Zudem ist er "Herr des Verfahrens" und allein für den Inhalt der Unterlagen, Fristen sowie für Dateiformate zuständig! 

Weitere Informationen zu Ausschreibungen erhalten Sie hier oder im folgenden Video:

 

Klicken Sie im Bereich "Meine Vergaben" in die Zeile mit dem Stift mit Status und Fristen und bearbeiten Sie Ihre Unterlagen.

Nun können Sie das Verfahren im Detail aufrufen. Die Übersicht zur Vergabe mit der Detailansicht Ihrer Vergabe erscheint:

Ob Sie bei diesem Verfahren eine Bewerbung oder ein Angebot über die Plattform abgeben können, verrät Ihnen der entsprechend hervorgehobene Menüpunkt. Ist das Feld  Angebot hervorgehoben (siehe Beispiel), handelt es sich um ein Verfahren, bei dem Sie ein elektronisches Angebot abgeben können bzw. bei dem Sie zur Erleichterung für die schriftliche Angebotsabgabe Formulare online ausfüllen können.

 

Eine Bewerbung / einen Teilnahmeantrag abgeben

Wenn das Feld  Bewerbung hervorgehoben ist, liegt ein Verfahren mit Teilnahmewettbewerb vor, bei dem sich alle interessierten Firmen bewerben können.

Hierbei handelt es sich:

Um Ihre Teilnahme zu bekunden, können Bieterfirmen über Bewerbung erstellen / bearbeiten eine elektronische Bewerbung (einen Teilnahmeantrag) abgeben bzw. ihre Bewerbung überarbeiten

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Im Video: Was sind die Unterschiede zwischen den nationalen Verfahrensarten?

Die Vorgehensweise für die Abgabe von Bewerbungen und Angeboten ist nahezu identisch. Daher beschränken wir uns hier auf die Abgabe eines Angebotes.

 

Angebot erstellen: Unterlagen hochladen und übermitteln

Vorbereitung

Im Menüpunkt  Angebot können Sie zu Ausschreibungen elektronische Angebote abgeben.

Tipp: Haben Sie die Unterlagen noch nicht heruntergeladen, holen Sie dieses zeitsparend über den Menüpunkt Unterlagen / Nachweise nach und klicken am Anfang oder Ende der Seite auf Alle herunterladen.

 

Im Video: Wie bereite ich meine Unterlagen für die Abgabe vor?

Sobald Sie die Unterlagen heruntergeladen und gesichtet, gegebenenfalls Formulare ausgefüllt und Dokumente, die zurückgegeben werden müssen, vorbereitet haben, können Sie starten.

Informieren Sie sich in der Bekanntmachung / in den Unterlagen bzw. "Übersicht zur Vergabe", wie Sie das Angebot abgeben können z.B. in Textform oder mittels elektronischer Signatur / elektronischem Siegel. Die in der Regel zu verwendende Textform bedeutet, dass keine Unterschrift / Signatur von Nöten ist, sondern nur der Vor- und Nachname der erklärenden Person neben dem Firmennamen im Angebotsschreiben stehen muss.  

 

Übersicht Dateien

Nun können Sie alle für die Angebotsabgabe wichtigen Dateien hochladen oder eine bereits angefangene Angebotsabgabe fortsetzen bzw. Ihr Angebot mit den bereits hoch geladenen Unterlagen ändern. Solange die Angebotsfrist noch nicht abgelaufen ist, haben Sie Zugriff auf Ihr Angebot und können alles bearbeiten und das Angebot auch zurückziehen.

Bitte beachten Sie: Bei Erreichen der Angebotsfrist wird Ihr fertiges und freigegebenes Angebot automatisch abgegeben. Es kann nun nicht mehr geändert oder zurückgezogen werden und liegt dem Auftraggeber zur Prüfung bzw. Wertung vor.

Nach einem Klick auf  Angebot, sehen Sie alle Unterlagen und Dokumente, die für das Verfahren wichtig sind. Zum einen Dokumente, die der Auftraggeber zur Verfügung stellt und zum anderen geforderte und zusätzliche Nachweise, die für die Abgabe des Angebotes notwendig sind.

Die Unterlagen / Nachweise werden vom Auftraggeber in verschiedene Klassen unterteilt bzw. Bereiche definiert. Das System schlägt gewisse Formulare und Formblätter sowie die unten genannten Klassen vor. Dies sind jedoch keine Pflichtvorgaben. Der Auftraggeber kann auch individuell vorgehen und z.B. nur ein großes Dokument zur Verfügung stellen. Bei Fragen zum Inhalt, Datei-Format oder zu fehlenden Unterlagen (z.B. GAEB-Datei) fragen Sie bitte über "Mitteilungen" beim Auftraggeber nach.

 

Folgende Klassen von Unterlagen/Nachweisen können Sie vorfinden:

  • Unterlagen, die zurückzugeben sind, z.B. eine Eigenerklärung zur Eignung

  • Geforderte Nachweise wie "Angaben zur Eintragung im Berufsregister"

  • Zusätzliche Unterlagen Ihres Angebotes

  • Unterlagen, die zur Kenntnis zu nehmen sind

TIPP! Sollte der Auftraggeber lediglich eine große Datei (PDF) hinterlegt haben bei "Unterlagen, die zurückzugeben sind", so können Sie an dieser Stelle auch nur eine große Datei (z.B. zusammengeführte PDFs) hochladen. Oder Sie laden an dieser Stelle nur das Angebotsschreiben hoch und die weiteren Unterlagen über "Zusätzliche Unterlagen Ihres Angebotes".

Bitte achten Sie darauf, keine zu großen Dateimengen zu übermitteln! Der Auftraggeber kann ansonsten Probleme bei der Öffnung der Dateien bekommen bzw. die Öffnung des Angebots zu lange dauern (je nach Dateigröße und Internetgeschwindigkeit) und gegebenenfalls nicht durchgeführt werden.

  

Im Video: Alles Wichtige zu den Eignungsnachweisen und Nachweisen.

 

Details zur Unterlage

Durch einen Klick in die Zeile des Dokumentes sehen Sie die Details zur Unterlage mit weiteren Informationen und Optionen, wie Sie mit diesem Dokument verfahren können. 

Tipp: Sie haben vergessen, eine bestimmte Datei herunterzuladen? Kein Problem, dieses ist noch möglich über Unterlage herunterladen.

Wenn es der Auftraggeber zulässt, können Sie ein Formular online ausfüllen (siehe oben) und auf Ihrem PC abspeichern oder hier eine Unterlage / ausgefülltes Formular hochladen.

Je nach Unterlage erscheinen verschiedene Optionen, wie oben zu sehen ist beim Angebotsschreiben kann man das Formular online ausfüllen oder auch nur Unterlage hochladen bzw. Unterlage/ausgefülltes Formular hochladen, Eigenerklärung verwenden oder Präqualifikation verwenden.

Hier kann alternativ stehen: Datei auswählen

Ob ein Dokument erfolgreich hochgeladen wurde bzw. Nachweis erbracht wurde, erkennen Sie an dem  grünen Haken vor dem jeweiligen Namen des Dokuments. 

So sind "Leistungsbeschreibung" und "Eigenerklärung" in unserem Beispiel schon hochgeladen, die "Erklärung Bieter-/Arbeitsgemeinschaft" fehlt jedoch noch.

 

Das Angebotsschreiben und Signaturprogramm SecSigner

Ganz wichtig ist das Angebotsschreiben. Dieses kann je nach Verfahren und Auftraggeber in Textform/unsigniert oder mittels elektronischer Signatur abgegeben werden. In beiden Fällen muss keine Unterschrift mehr geleistet werden.

Ist die nach dem neuen Vergaberecht einfache und gängige Abgabe in Textform vorgesehen und wählen Sie diese Abgabeform, müssen Sie das Angebotsschreiben nicht unterschreiben, sondern nur den Vor- und Nachnamen der erklärenden Person,  neben dem Firmennamen auflisten z.B. Margarethe Muster.

Ist die Abgabe per Signatur erforderlich, benötigen Sie eine Fortgeschrittene/qualifizierte Signatur und müssen das Signier-Programm öffnen.

Bitte beachten Sie! Um Bewerbungen bzw. Angebote elektronisch signieren zu können, benötigen Sie ein gültiges Zertifikat und eine Signatursoftware. Diese Software SecSigner der SecCommerce Informationssysteme GmbH muss erstmals auf Ihrem Computer installiert werden.

Informieren Sie sich hierzu im Portal. Wenn Sie unsicher sind, ob der SecSigner bereits installiert ist, klicken Sie einfach auf "Test". Das System prüft dann, ob Ihnen die aktuelle Version dieser Software vorliegt und die Testdatei geöffnet werden kann. 

Nach Klick auf Test erscheint im Fenster die Möglichkeit zu testen, ob die aktuelle Software SecSigner bereits installiert ist. Kann die Testdatei geöffnet werden, ist die Software bereits installiert.

Möchten Sie die Software erstmals installieren, klicken Sie einfach auf Weitere Information.

Nun wählen Sie Ihr Betriebssystem z.B. "Für Windows herunterladen".

Sie sehen die Datei nun - je nach Browsereinstellung - in Ihrem Ordner "Downloads" oder bekommen folgende Option angezeigt:

Bitte beachten Sie: Für die Installation benötigen Sie ggfs. Administrations-Berechtigungen, sonst lässt sich das Programm nicht speichern!

Haben Sie den SecSigner installiert, können Sie beim Angebotsschreiben nun über "Hochladen (Signier-Programm öffnen)" die Datei elektronisch signieren mittels Karte/Kartenlesegerät bzw. Software und Nutzerdaten. 

Für das Hochladen und Signieren des Angebotsschreibens benötigen Sie eine aktuelle Version der kostenfreien Software Java, ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung. Achten Sie zudem darauf, dass die Datei nicht größer als 4 MB ist. PDF-Formate sind in der Regel auch nicht größer.

Sie wollen ein Dokument austauschen und eine hochgeladene Unterlage durch eine andere ersetzen? Klicken Sie auf das entsprechende Dokument und betätigen Sie in dem sich neu öffnenden Fenster den Button  Unterlage löschen.

 

Zusätzliche Unterlagen Ihres Angebotes

Um zusätzliche Unterlagen zu Ihrem Angebot hinzuzufügen, scrollen Sie bis an das Ende der Seite und betätigen den entsprechenden Button  Unterlage zum Angebot hinzufügen. In dem nun erscheinendem Uploadfenster wählen Sie die Art der Unterlage aus z.B. „Sonstiges", „Ergänzende Unterlage" oder „Erläuterungstext". Danach wählen Sie die Datei aus, die hochgeladen werden soll. An dieser Stelle können auch Nebenangebote hochgeladen werden.

Angebot freigeben/abgeben

Sie haben alle Unterlagen eingefügt und wollen Ihr Angebot absenden? Dann betätigen sie bitte den Button  Angebot freigeben am Ende der Seite.

Nun erhalten Sie die Information der Freigabe Ihres Angebots mit dem genauen Datum der Freigabe als Zeitstempel. Ihr Angebot wird von uns sicher bis zum Angebotsende aufbewahrt und automatisch zu diesem Zeitpunkt an den Auftraggeber übermittelt. Der die Angebote dann erst öffnen und einsehen darf sowie die Wertung vornimmt. Sie können sich nun weiter unten ein Angebots-Protokoll anzeigen lassen.

 

Wünschen Sie eine Übersicht zum Verfahren und der abgegeben Dateien zu erhalten, klicken Sie am Ende der Seite auf den Button Protokoll. Öffnen bzw. speichern und drucken Sie das Protokoll zu Ihrer Angebotsabgabe für Ihre Dokumentation ab.

 

Hinweis: Sollten Unterlagen fehlen, erinnert Sie die Plausibilitätsprüfung unseres System daran. Bitte kontrollieren Sie bei einer Warnung, welche Unterlagen fehlen könnten und laden Sie diese hoch. Danach geben Sie Ihr Angebot einfach frei. Bei einigen Teilnahmewettbewerben kann es zurzeit fälschlicherweise zu dieser Fehlermeldung kommen, obwohl alle für die Bewerbung notwendigen Unterlagen hochgeladen wurden. Dies hat mit den veränderten Bedingungen für Teilnahmewettbewerbe und der Unterschiedlichkeit der Durchführung durch den Auftraggeber zu tun. Sie können Ihr Angebot aber trotzdem freigeben.

 

 

Angebot ändern/zurückziehen/löschen

Angebot ändern

Ein noch nicht freigegebenes Angebot können Sie ganz einfach weiter bearbeiten.

Sie haben ihr Angebot frei gegeben und wollen eine nachträgliche Änderung vornehmen?

Sie können die Bewerbung bzw. das Angebot bis zum Ablauf der Angebotsfrist jederzeit bearbeiten. Drücken Sie einfach den Button Angebot zurückziehen.

Sie werden nun noch einmal gefragt, ob Sie Ihr Angebot zurückziehen möchten. Bestätigen Sie die Auswahl.

Bearbeiten Sie ihre Unterlagen und Formulare wie gewünscht. Danach müssen Sie ihr Angebot erneut freigeben.

 

Nachweise/Informationen nachliefern

Fordert Sie der Auftraggeber auf, eine vergessene oder zusätzliche Datei nachzuliefern, können Sie diese nach Angebotsende im Verfahren über den Menüpunkt Mitteilungen an den Auftraggeber übermitteln. Klicken Sie auf "Mitteilung senden", schreiben Sie eine Nachricht und hängen Sie die Datei über "Anlage hinzufügen" an. Senden Sie die Nachricht direkt an den Auftraggeber und vervollständigen Sie somit Ihr Angebot.

 

 

Angebot löschen

Sie möchten Ihr Angebot komplett löschen und haben es noch nicht freigegeben? Klicken Sie einfach auf  Angebot löschen und bestätigen Sie die Auswahl.

Haben Sie das Angebot schon freigegeben, ist der Button Angebot löschen nicht anklickbar. Ziehen Sie zunächst Ihr Angebot zurück und löschen Sie es anschließend.

Beachten Sie! Sie können nur zurückgezogene Angebote löschen, freigegebene Angebote können nicht gelöscht werden.